Version 2.0 godkändes enligt förbundsstyrelsens förslag.
Svenska Kvinnoförbundet strävar efter att stå för nytänkande inom politiken, vilket kräver ändamålsenliga organisationsstrukturer och arbetssätt. Organisationens syfte, mål och strukturer skall vara klart definierade. Det skall inte finnas oskrivna regler och normer som begränsar eller gör det svårt för individer inom organisationen att agera och vara verksamma. Vi vill sträva efter en genomskinlig organisation där alla har siktet inställt på samma mål och där varje individ har en plats och en definierad funktion. Detta ökar motivationen och höjer samtidigt kvaliteten på arbetet inom förbundet. Detta dokument presenterar åtgärder för en tydligare och effektivare organisation och avser även fungera som ett arbetsredskap och stöddokument för alla kvinnoförbundsaktiva, dvs. som ett organisationsdokument för förbundets interna arbete. Dokumentet antogs första gången på årsmötet 2007 och har uppföljts och uppdaterats för att föreslås att antas i samband med årsmötet 2009.
Dokumentet tar upp/berör följande områden av förbundets verksamhet:
- Svenska Kvinnoförbundets organisationsstruktur
- Vem gör vad?
- Intern och extern information
- Att synliggöra olika intresseområden och specialkunskaper
- Att synliggöra och stöda det osynliga arbetet
- Att följa upp beslut och tillvarata goda idéer
- Att synliggöra förbundets verksamhet som helhet
- Ett exempel: förbundsstyrelsens arbetsformer
Organisationsutskottet föreslår därför följande:
- att årsmötet antar propositionen
Kvinnoförbundet som organisation
- struktur och arbetssätt
Svenska Kvinnoförbundets organisationsstruktur
Mål: Kvinnoförbundet skall vara ett förbund som på bästa sätt tjänar sina medlemmar och sitt syfte genom att vara aktivt på alla nivåer - både nationellt, internationellt, regionalt och lokalt.
Åtgärd: Förbundet går in för att vidareutveckla sin ”kretsaktivitet”. Genom att försöka ordna 1-2 regionala tillställningar per år skulle även de medlemmar som bor på en ort med icke existerande/fungerande lokalavdelning kunna erbjudas valuta för pengarna de betalar i medlemsavgift och möjlighet att engagera sig i vår verksamhet. Respektive regions ”taleskvinna” är i presidiet ansvarig för denna regionala aktivitet samt för ordnande av regionens lokalavdelningsträffar. Då förbundets ekonomi tillåter det utbetalas ett arvode åt förbundets ordförande för att denna på bästa sätt skall kunna arbeta för förbundet.
Vem gör vad?
Mål: Organisationen skall vara tydlig vad gäller arbetsfördelningen. Både för vårt interna arbete och för vår bild utåt är det viktigt att alla känner till vem som har ansvar för vad.
Åtgärd: Tiderna förändras, arbetsuppgifter tillkommer, faller bort eller omfördelas. Också personbyten påverkar fördelningen av arbetsuppgifter och därför skall arbetsbeskrivningarna alltid ses över i samband med personbyten. Därför är det viktigt att förbundet har sammanställda och uppdaterade arbetsbeskrivningar där det redogörs för arbetsuppgifter och -fördelning bland de anställda samt listas de ansvarsområden som tillhör respektive förtroendevald. Ansvarig tjänstekvinna ser till att alla arbetsbeskrivningar gås igenom varje år och uppdateras enligt behov. Arbetsutskottet består av medlemmar som representerar förbundets hela verksamhetsfält, och därmed ansvarar varje medlem för en region och kontakten till den. För att alla aktiva i förbundet, såväl nya som gamla skall vara förtrogna med dess struktur uppgörs en organisationskarta över förbundet. Förteckningen över arbetsuppgifter och ansvarsfördelningen skall ses som riktgivande och kan både utvecklas och omformas. Den kan se ut ungefär så här.
Arbetsuppgifter och ansvarsområden som tillhör
Ordföranden:
- Leder förbundet (organisationen, medlemmarna, de anställda)
- Fungerar som ordförande för förbundsstyrelsens och arbetsutskottets möten
- Är ansiktet utåt i media och mot andra organisationer samt inåt gentemot SFP (genom att vara Kvinnoförbundets representant i partiets partistyrelse och arbetsutskott)
- Visionerar och utarbetar Kvinnoförbundets politik tillsammans med arbetsutskottet, förbundsstyrelsen och medlemmarna
- Utvecklar direkta politiska krav utgående från propositioner och motioner till partidagen och argumenterar och lobbar där för saken
- Är alltid alert och reagerar utgående från Kvinnoförbundets linje på skeenden i samhälle
- Inspirerar och motiverar kvinnor att delta i politik
- Är den offentliga feministen i Svenskfinland
- Håller förbundets linje i vått och torrt
Vice ordförandena:
- Förbundets tre (3) vice ordförande fungerar som respektive regions ”taleskvinna” i presidiet och ansvarar för sin del för den regionala aktiviteten
- Fungerar som förbundets ordförande när denna är förhindrad
- Stöder ordförande i arbetet med att leda förbundet
- Varje vice ordförande ansvarar för att det verkställs 1-2 regionala tillställningar per år i respektive regio
- För en aktiv jämställdhets- och kvinnopolitik i syfte att få synlighet i media (genom att ge intervjuer, skriva insändare etc.)
- Är tillsammans med regionens förbundsstyrelsemedlemmar informationsansvarig och ser till att Kvinnoförbundets politik delges regionens lokalavdelningsmedlemmar i tillräcklig utsträckning
- Håller kontakt med och stöder lokalavdelningarna via ordförandeträffa
- Åker ut till lokalavdelningarna vid behov och om så önskas
- ”Brinner för saken” och låter det genomsyra all den politiska verksamhet man bedriver
Förbundsstyrelsemedlemmarna:
- Representerar i första hand sin region i förbundsstyrelsen
- Deltar aktivt i förbundsstyrelsemöten och meddelar i god tid sin suppleant vid förhinder
- Informerar tillsammans med regionens vice ordförande sin lokalavdelning om förbundets verksamhet och rapporterar från förbundsstyrelsemötena. Denna information kan ske via protokoll som sänds till lokalavdelningsordföranden i elektronisk form.
- Det är positivt om förbundsstyrelsemedlemmarna förutom att representera sin lokalavdelning också kan ta fram en eller flera frågor de är intresserade av och vill arbeta för under mandatperioden
De anställda:
Kvinnoförbundets anställda bör vara verksamma på olika orter; på partikansliet i Helsingfors och på kretskanslierna i Vasa och Åbo, enligt vad resurserna och antalet anställda tillåter. De anställda ansvarar för respektive regions verksamhet och delar enligt överenskommelse på ansvaret för de olika utskotten och sekreteraruppdraget i dem. I övrigt gör de anställda upp en jämn arbetsfördelning av de övriga uppgifterna (som innefattar politiskt, PR-, val-, organisations-, utbildnings- och kansliarbete). Generalsekreteraren är den som har det yttersta ansvaret för förbundets verksamhet och ekonomi.
Intern och extern information
Mål: Internt välunderrättade medlemmar har de bästa förutsättningarna att delta aktivt i verksamheten. En fungerande informationsgång är nödvändig för en livskraftig verksamhet, i vilken alla kan delta på så lika villkor som möjligt.
Åtgärd: För att informationsgången inom förbundet skall fungera ligger ett stort ansvar både hos förbundsstyrelsen, dess medlemmar, vice ordförandena (”taleskvinnorna”) och lokalavdelnings-ordförandena. Informationen skall löpa mellan medlemmarna och förbundet i båda riktningarna. Den elektroniska kommunikationen och e-posten ger goda förutsättningar för detta och det geografiskt stora området kan därmed täckas tämligen bra. Lokalavdelningarna samlar in e-postadresser till kvinns-listan för att den skall nå så många aktiva och engagerade medlemmar som möjligt. E-postlistor till lokalavdelningsrepresentanter så som ordförande och viceordförande utvecklas för att förbättra och förenkla kommunikationen mellan lokalavdelningarna i de olika regionerna.
Medlemsbrev i pappersform skickas till förbundets alla medlemmar några gånger per år. Dessutom använder förbundet flitigt nya smidiga kommunikationsverktyg, till exempel Facebook och Doodle.
En god kommunikation med SFP prioriteras, bland annat genom satsningar i form av kolumner och artiklar i MED och SU:s tidning Svensk Framtid. Förbundets basinfobroschyr uppdateras och förnyas för att följa med tiden. Då förbundsstyrelsen/AU anser det värdefullt kan informations- eller annonskampanjer genomföras för att höja förbundets profil i allmänhet eller i någon speciell fråga.
Att synliggöra olika intresseområden, specialkunskaper och det osynliga arbetet
Mål: Kvinnoförbundet är en modern organisation för kvinnor från olika delar av Svenskfinland. Detta är både en rikedom och en utmaning. Organisationen bör fungera öppet och effektivt samtidigt som medlemmarna ska kunna få motivation och uppskattning för det arbete de gör.
Kvinnoförbundet ska sträva efter att synliggöra sina medlemmar, deras engagemang och specialkunskap. Detta behövs också för att identifiera medlemmarnas och potentiella medlemmars intressen, kunskaper och erfarenheter både inom och utanför förbundet, särskilt då det gäller att ställa upp kandidater för olika förtroendeposter inom och utanför förbundet.
Det arbete som görs i det tysta bör också göras synligt. Bland såväl de trognaste gräsrötterna som de högsta styrelseposterna måste kvinnoförbundarnas tysta arbete uppmärksammas så att man kan få den erkänsla, stöd och uppmuntran man behöver för att vara motiverad att fortsätta göra ett bra jobb.
Förbundets förtroendevalda och medlemmarna ska känna till vad som är aktuellt och ha en möjlighet att vara delaktiga, påverka och stöda arbetet.
Åtgärder:
1) Vid olika val och även då man utser Kvinnoförbundets representanter till olika uppdrag kan de intresserade presentera sig, berätta om sina intressen, om varför de är intresserade av just denna post och varför de ställer upp. De kan berätta om sina visioner inför uppdraget. Presentationen kan göras personligen, skriftligen, per e-post e.d. Då nya utskott eller grupper träffas första gången kan alla berätta vad de håller på med, kan och är intresserade av så att de övriga vet vilken sorts specialkunskap som finns i gruppen.
2) ”Rundan” som innebär att det på agendan för möten och sammankomster alltid finns en punkt – avsedd för rapportering, stöd och informations- och åsiktsutbyte med tanke på det arbete som man är utsedd att göra. ”Rundan” fyller bl.a. följande funktioner:
- Förbundets verksamhet omfattar ett stort och geografiskt splittrat område och medlemsantalet är stort. Det är därför av största vikt att ”rundan” har en uppföljningsfunktion som samtidigt synliggör det som är aktuellt, det som har gjorts och det som ska göras.
- ”Rundan” möjliggör en systematisk rapportering och uppföljning av beslut på olika nivåer. Som en naturlig del av förbundsstyrelsearbetet kan därmed alla utskott redogöra för vad man har gjort sedan senaste förbundsstyrelsemöte, vad man gör just nu och vad som är planerna. De som representerar förbundet i SFP-utskott eller andra organisationer rapporterar likaså om detta arbete till förbundsstyrelsen. Detta förbättrar informationsgången mellan olika organ och är ett steg i kvalitetsarbetet.
- ”Rundan” är en dubbelriktad verksamhet, dvs. de som är valda till något uppdrag förväntas rapportera om vad som är på gång samtidigt som de kan få stöd från den övriga gruppen i sådant som är på kommande. Det är viktigt att alla parter känner till systemet för att rapporteringsrutinen skall fungera.
- I ”rundan” görs korta redogörelser och anmälningar och den kan förslagsvis fungera som en introduktion till den allmänpolitiska debatten.
- Det rekommenderas att man inför dessa rutiner, inte bara på central nivå, utan också på krets- och lokalavdelningsnivå.
3) Motionsuppföljningen inom förbundet formaliseras så att förbundsstyrelsen efter årsmötet utser en eller flera ansvariga förtroendevalda som i samarbete med kansliet följer upp motionerna som antagits på årsmötet. På detta sätt kan medlemmarnas olika specialkunskaper tillvaratas.
4) Då olika organ som utskott, arbetsgrupper eller styrelser skall utses skall förbundet alltid ha förslag på personer för uppdragen.
Att följa upp beslut och tillvarata goda idéer
Mål: Det är viktigt att systematiskt följa upp beslut som tagits för att saker inte ska glömmas bort eller ”rinna ut i sanden”. Dessutom finns det många kvinnor inom förbundet som lägger fram spännande idéer och synpunkter. Ibland finns det inte plats för idéerna eller så är de ännu inte aktuella, men vi strävar efter att samla upp dem för att kunna ta tillvara dem vid ett senare tillfälle. Förbundets utskott skall likaså arbeta systematiskt och långsiktigt, samtidigt som de måste vara känsliga för det som är aktuellt just nu.
Åtgärd:
1) Idéer och synpunkter som läggs fram dokumenteras i protokoll eller PM:n. När en ny termin inleds går sekreteraren igenom protokollen för föregående verksamhetsår och kontrollerar att det inte är något ärende/någon idé som ramlat bort på vägen.
2) Motionsuppföljningen tas in som en återkommande punkt på förbundsstyrelsemötena.
3) Förbundets utskott gör alltid i början av en ny verksamhetsperiod upp en verksamhetsplan.
4) Förbundsstyrelsen/utskottsmedlemmarna går under första mötet för terminen igenom verksamhetsplanen och motionerna för att kontrollera vad man gjort och ännu ska göra under verksamhetsperioden. På det här sättet undviker vi också att vi inom förbundet uppfinner hjulet på nytt och på nytt.
Ett exempel; förbundsstyrelsens arbetsformer
Mål: Förbundsstyrelsemötena är förbundets viktigaste möten. De hålls relativt sällan, är tidskrävande och dyra för dem som reser långt och det är mycket som skall behandlas på varje möte. Det är viktigt att dessa möten görs så produktiva och givande som möjligt, både ur förbundets och alla styrelsemedlemmars synvinkel. För att skapa en mötesmiljö som är produktiv och givande måste man ha mötesstrukturer som är tydliga, öppna, inkluderande och ger utrymme för alla mötesdeltagare att bidra maximalt. Samtidigt måste styrelsemedlemmarna vara motiverade och villiga att göra ett så bra arbete som möjligt utifrån sina förutsättningar och sin specialkunskap.
Åtgärder:
1) Mötet inleds alltid med en presentationsrunda, där alla närvarande prickas av och mötesdeltagarna presenterar sig. Detta är bra eftersom minnet ibland sviker och det kan finnas suppleanter på plats som inte känner de övriga medlemmarna. Denna del är viktig bland annat för att ”samla gruppen” och sänka tröskeln för ett aktivt deltagande. Alla vinner på att mötet - trots tydliga strukturer - är så icke-hierarkiskt som möjligt.
2) Mötet blir mer effektivt om ärendena på föredragningslistan klassificeras som endera ”Diskussion”, ”Beslutsunderlag” eller ”Till kännedom”. Arbetsutskottet och tjänstemännen bör (för)bereda mötets ärenden och diskussionerna bör hållas inom en rimlig tidsram för att mötet skall hinna behandla allt.
3) Föredragningslistan kan därtill göras upp så att man märker ut sådana diskussionspunkter som mötet kan diskutera i smågrupper. Ett dylikt förfarande effektiverar mötet och gör att alla kommer till tals och får ägna mest tid åt det man är mest intresserad av/bäst på. Dylika ärenden är t.ex. broschyrutformning, motionsgenomgångar, att skriva allmänpolitiska uttalanden, brainstorma kring något specifikt ärende osv. I samband med att man anmäler sig till mötet, anmäler man också vilken ”smågrupp” man vill jobba i. (Detta sätt att arbeta kan jämföras med att man t.ex. på partidagen anmäler sig till olika beredningsutskott på basen av intresse.)
4) Under mötet, förslagsvis före allmänpolitiska debatten (se ovan) hålls en ”runda” – avsedd för rapportering, stöd och informations- och åsiktsutbyte.
5) Förbundsstyrelsen tar ett aktivt ansvar för den lokala och regionala bevakningen genom att skriva eller svara på insändare som handlar om förbundets intresseområden, eller kontakta någon att göra det. Till varje förbundsstyrelsemöte lämnar styrelseledamöterna även in relevanta tidningsartiklar som kräver åtgärd eller för arkivering.
